Datenschutzhinweise: Fahrtaufzeichnung und Routentreue

Diese Hinweise richten sich an Fahrerinnen, Fahrer und Begleitpersonen, die Fahrten mit tala.mobil durchführen. Sie beschreiben, welche Standortdaten das System bei Fahrten speichert, wie es sie auswertet — auch je Person — und wer sie sieht. Verantwortlich für die Verarbeitung ist das Unternehmen, für das Sie fahren (Ihre Betriebsstätte); an wen Sie sich mit Fragen wenden, sagt Ihnen Ihre Personalabteilung — fahren Sie für einen Subunternehmer, ist dieser Ihr Ansprechpartner.

Welche Daten erfasst werden

Während einer Tagesfahrt — vom Start bis zum Abschluss — zeichnet das System die Position des Fahrzeugs auf (GPS-Spur): über die Fahrer-App und, bei Fahrzeugen mit Ortungsgerät (Telematik), über das Gerät im Fahrzeug. Die Fahrer-App ortet nur in dieser Zeit.

Fahrzeuge mit Ortungsgerät (Telematik) melden ihre Position unabhängig von der App, also auch außerhalb von Fahrten. Davon verarbeitet das System:

die letzte bekannte Position des Fahrzeugs mit Anschrift, Zündung und Geschwindigkeit — jederzeit, auch wenn keine Fahrt läuft (Live-Karte, Fahrzeugakte). Während einer Fahrt ist ihr die fahrende Person zugeordnet; ohne Fahrt nicht, sie kann sich aber auf die Person beziehen lassen, die das Fahrzeug gerade nutzt — etwa wenn es nach Dienstschluss an der Wohnanschrift steht.
die vom Ortungsgerät erkannten Fahrten mit Beginn und Ende (Zeit, Anschrift, Koordinaten), Strecke, Dauer und Kilometerstand — auch Fahrten ohne Tour. Die Disposition ordnet sie als „Nicht zugeordnete Fahrten" einer Fahrt zu oder begründet sie.
einen Hinweis an die Disposition, wenn ein Fahrzeug ohne laufende Tour in Bewegung ist (Vorgabe: nach 15 Minuten), mit dem Ort.
den Verlauf der letzten 24 Stunden in der Fahrzeugakte (Reiter „Standort"): Er wird bei Bedarf beim Anbieter des Ortungsgeräts abgerufen und angezeigt, nicht gespeichert.

Zusätzlich kann der Betreiber für Fahrzeuge mit Ortungsgerät die Speicherung der vollständigen Spur auch zwischen den Fahrten einschalten; die Vorgabe ist aus.

Aus der Spur und der geplanten Route der Tour ermittelt das System, ob das Fahrzeug von der geplanten Route abweicht: wie weit, wie lange und wo die größte Abweichung lag (Anschrift). Jede so gemessene Fahrt wird als Befund gespeichert — mit Datum, Tour, Fahrzeug, der fahrenden Person, Abstand und Dauer.

Wozu die Daten dienen

Disposition: Die Disposition sieht während der Fahrt, wo das Fahrzeug ist und ob es von der Route abweicht, um bei Verspätungen, Umleitungen oder Störungen eingreifen zu können.
Nachweis der Fahrten: Die Spur belegt die erbrachte Fahrt und die gefahrene Strecke.
Qualitätssicherung der Beförderung: Weicht eine Tour, ein Fahrzeug oder eine Person dauerhaft von der geplanten Route ab, ist entweder die Route zu prüfen oder die Abweichung zu klären.

Routentreue: Auswertung je Tour, je Fahrzeug und je Fahrer

Die Routentreue fasst die Befunde zusammen: Das System zählt, in wie vielen der gemessenen Fahrten eines Zeitfensters das Fahrzeug von der geplanten Route abwich, und bildet daraus eine Quote — je Tour, je Fahrzeug und je Fahrer. Je Fahrer zählen die Fahrten, in denen die Person gefahren ist. Liegt die Quote über der Schwelle der Franchise-Gruppe (Vorgabe: ab 30 % abweichender Fahrten in den letzten 4 Wochen, frühestens ab 5 gemessenen Fahrten), erscheint ein Hinweis, etwa: „Anna Beispiel wich in 5 von 8 gemessenen Fahrten der letzten 4 Wochen von der geplanten Route ab (63 %)."

Der Hinweis ist ein Anlass zur Klärung, keine Entscheidung: Das System ändert weder Routen noch zieht es Folgen für Personen. Häufig liegt die Ursache bei der Route selbst (Baustelle, Umleitung, veraltete Planung); deshalb nennt der Hinweis immer die betroffenen Touren mit. Fährt ein Subunternehmer mit eigenen Fahrern, wird die Fahrt dem Subunternehmer zugerechnet und nicht einer einzelnen Person.

Hinweis und Live-Warnung in der Fahrer-App

Hinweis beim Fahrtstart: Vor der ersten Fahrt — und erneut, wenn sich der Text ändert — zeigt die Fahrer-App: „Privatfahrten mit dem Dienstfahrzeug sind nicht gestattet. Deshalb wird jede Fahrt mit der geplanten Route verglichen (Routentreue). Weichen Sie länger ab, meldet die App das und die Disposition sieht es. Umleitungen und Staus können Sie mit einem Tipp als Grund angeben." Mit „Verstanden" wird gespeichert, wer wann welche Fassung des Hinweises gesehen hat; das steht in Ihrer Personalakte (bei Fahrern eines Subunternehmers in dessen Akte). Es ist eine Kenntnisnahme, keine Einwilligung — ohne sie lässt sich keine Fahrt starten.

Live-Warnung während der Fahrt: Fahren Sie länger neben der geplanten Route, warnt die App Sie in zwei Stufen. Zuerst eine Vorwarnung nur an Sie (Vorgabe: mehr als 500 m neben der Route, länger als 3 Minuten) — die Disposition sieht davon nichts, es entsteht kein Befund. Hält die Abweichung an (Vorgabe: mehr als 1 km, länger als 5 Minuten), sieht die Disposition sie wie oben beschrieben, und die App sagt Ihnen das. Die Werte stellt Ihre Franchise-Gruppe ein. Dafür wertet das System Ihre Position während der Fahrt im Minutentakt aus; außerhalb von Fahrten gibt es keine Warnung.

Grund angeben: Zu einer Abweichung können Sie in der App einen Grund nennen — während der Fahrt mit einem Tipp „Umleitung / Stau", später unter „Meine Routentreue" genauer (Umleitung, Stau, Fahrgast-Wunsch, Tanken auf Anweisung oder Sonstiges mit eigenem Text). Der Grund steht am Befund in Ihrer Personalakte und in der Disposition. Unter „Meine Routentreue" sehen Sie dieselbe Auswertung wie die Disposition.

Wer die Daten sieht

Live-Position, Abweichungen, Hinweise „ohne Tour" und Routentreue je Tour und je Fahrzeug: wer in Ihrer Betriebsstätte die Disposition lesen darf.
Nicht zugeordnete Fahrten des Ortungsgeräts: wer die Disposition lesen darf und nicht auf einzelne Regionen beschränkt ist.
Aktueller Standort und Verlauf der letzten 24 Stunden in der Fahrzeugakte: wer den Fuhrpark (Stammdaten) und die Disposition lesen darf.
Routentreue je Fahrer: nur, wer in Ihrer Betriebsstätte die Disposition und die Personalakte lesen darf; Bereichskoordinatoren nur aus den Fahrten ihrer Regionen.
Bestätigung des Hinweises in der Fahrer-App und von Ihnen angegebene Gründe: wer Ihre Personalakte (bei Fahrern eines Subunternehmers: dessen Akte) und die Disposition lesen darf; die Gründe stehen außerdem am Hinweis der Disposition zur Abweichung.
Die Vorwarnung in der App sehen nur Sie selbst.
Der Franchise-Nehmer für die Betriebsstätten seiner Franchise-Gruppe und der Betreiber der Plattform.

Wie lange die Daten gespeichert werden

GPS-Spur: wird nach der Frist gelöscht, die Ihre Betriebsstätte für Telemetriedaten eingestellt hat (Vorgabe 30 Tage). Erhalten bleibt nur die gefahrene Strecke je Fahrt.
Anschrift der größten Abweichung: wird nach derselben Frist geleert.
Vom Ortungsgerät erkannte Fahrten und, wo eingeschaltet, die Spur zwischen den Fahrten: nach derselben Frist (Vorgabe 30 Tage).
Letzte bekannte Position: wird mit jeder neuen Meldung des Fahrzeugs überschrieben; es gibt je Fahrzeug nur diese eine. Sie entfällt, wenn das Fahrzeug gelöscht wird.
Verlauf der letzten 24 Stunden: wird nicht gespeichert, nur für die Anzeige abgerufen (höchstens eine Minute zwischengespeichert).
Hinweise an die Disposition (auch „ohne Tour", mit Ort): bleiben als erledigte Einträge der Disposition stehen; eine automatische Löschfrist gibt es dafür derzeit nicht.
Befunde der Routentreue (Datum, Tour, Fahrzeug, Person, Abstand, Dauer): werden so lange aufbewahrt, wie Ihre Betriebsstätte es einstellt — Vorgabe 54 Wochen, höchstens 104 Wochen — und danach von einem täglichen Aufräumlauf gelöscht. Ein von Ihnen angegebener Grund wird mit dem Befund gelöscht. Wird Ihre Personalakte anonymisiert oder gelöscht, verschwindet Ihr Name schon vorher aus den Befunden.
Bestätigung des Hinweises in der Fahrer-App (Person, Zeitpunkt, Fassung): bleibt als Nachweis der Information gespeichert; eine eigene Löschfrist gibt es dafür nicht. Ihr Name wird entfernt, sobald Ihre Personalakte anonymisiert oder gelöscht wird — fahren Sie für einen Subunternehmer, sobald Ihr Fahrer-Zugang entfernt oder der Subunternehmer anonymisiert oder gelöscht wird. Übrig bleibt ein Pseudonym mit „Fassung … bestätigt am …“ — ohne Ihren Namen.
Stand der Live-Warnung während einer Fahrt: wird gelöscht, sobald die Fahrt endet.

Rechtsgrundlage und Ihre Rechte

Stand: Entwurf — die rechtliche Prüfung dieses Abschnitts durch den Datenschutzbeauftragten steht aus.

Die Verarbeitung dient der Durchführung Ihres Beschäftigungs- oder Auftragsverhältnisses und dem berechtigten Interesse Ihres Arbeitgebers an einer verlässlichen und sicheren Beförderung der Fahrgäste. Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten, auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung, das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen, sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Wenden Sie sich dazu an Ihre Personalabteilung; fahren Sie für einen Subunternehmer, an diesen.

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